SimpliField au Télétravail: L'Histoire d'une Start-Up Internationale

Comme beaucoup d’autres pendant la pandémie, l’équipe internationale SimpliField a dû s’adapter à des conditions, disons, extraordinaires. Bien que cela signifiait travailler à distance, faire tourner notre Zoom et passer beaucoup de temps à échanger de drôles de GIFs, nous avons aussi surpassé cette période et avons totalement réinventé notre façon de collaborer.

SimpliField est par définition une start-up internationale, avec des clients mondiaux, des employés des quatres coins du monde, mais aussi deux bureaux en France et un autre de l’autre côté de l’Atlantique à New York! Et pourtant, nous voici, nous voilà, toujours prêts à apporter notre solution à l’industrie du retail et en équipe soudée.

Mais soyons honnêtes, rien de cela ne se serait passé sans le soutien de notre super équipe RH.

Nous avons interviewé Marjorie Palasse, Directrice des Ressources Humaines, afin de vous révéler les secrets derrière l’expérience COVID de SimpliField.

De la communication au recrutement, du matériel de travail aux moments informels, voici comment SimpliField a su s’adapter au travail à distance et aux nouveaux besoins de nos clients, tout en gardant un super esprit d’équipe.

1. Wow, le Covid a vraiment tout chamboulé. En terme de pratiques de travail, est-ce que SimpliField était déjà parée pour un tel évènement? A-t-il vraiment fallu beaucoup pour s’adapter à cette nouvelle situation?

Chez SimpliField, nous avons toujours encouragé le recours au télétravail. Pourquoi? Parce qu’il permet à chaque collaborateur de se concentrer sur certains projets et de trouver un meilleur équilibre vie professionnelle/vie personnelle notamment en évitant de passer beaucoup de temps dans les transports.

Pré-COVID, chaque collaborateur avait en moyenne recours à 2 à 4 jours de télétravail par mois. L’ensemble des outils étaient donc déployés au sein de SimpliField pour répondre aux enjeux du déploiement généralisé du télétravail.

Rétrospectivement, la grève des transports en commun de Décembre 2019 en France a permis, bien malgré elle, une répétition générale sur l’organisation en télétravail. Nous étions donc fin prêts en Mars, et avions même anticipé une semaine avant le début du confinement en généralisant le passage au télétravail à l’échelle de l’entreprise.

Le principal changement dans la vie quotidienne de nos collaborateurs a résidé dans l’absence de moments informels au bureau, à la machine à café, entre deux réunions... Forts d’une équipe résiliente, ce changement fut aussi une belle opportunité pour développer la culture de l’écrit et de la collaboration asynchrone !

2. Quelles mesures a-t-il fallu mettre en place pour évaluer et maintenir à distance la motivation et le bien-être de l’équipe?

Pour cela, nous nous sommes appuyés sur 3 piliers:

1) Recueillir et analyser les ressentis.

Nous utilisons depuis 2 ans un outil de sondage anonyme en ligne (OfficeVibe) permettant de recueillir les feedbacks des collaborateurs et de mesurer leur mobilisation. Grâce à cet outil, nous avons rédigé des questionnaires adaptés à la situation pour comprendre les différents ressentis par équipes et par bureaux afin de mettre en oeuvre des plans d’action adaptés. Par exemple, plusieurs collaborateurs nous ont communiqué leur manque de matériel nécessaire au télétravail, nous avons alloué à chacun un budget pour bien s’équiper!

(2) Communiquer régulièrement sur la situation de SimpliField et de l’industrie.

Dû à cette période incertaine et extraordinaire (au sens premier bien sûr), il nous est paru essentiel de communiquer régulièrement et de veiller à maintenir une transparence absolue. Nous avons immédiatement mis en place des sessions hebdomadaires de questions/réponses avec notre CEO (Benjamin Zenou) qui, après un état des lieux complet de la situation (interne, secteur, clients, prospects), répond aux questions des collaborateurs. Les managers ont également instauré un point journalier avec leurs équipes. Par ailleurs, nous avons maintenu, en visio, nos « All hands » : la réunion mensuelle où chaque département présente ses projets et réussites du mois à l’ensemble des collaborateurs de SimpliField.

(3) Maintenir le lien.

En l’absence de nos liens sociaux habituels au travail, naturellement incarnés par les échanges informels et business au bureau, maintenir le lien avec nos collaborateurs était au centre de nos priorités. Lorsque nous avons mis en place l’activité partielle pour les équipes ayant une forte baisse d’activité, nous avons fait le choix de maintenir un minimum d’activité pour tous. Et cela même si certains (je pense à la prospection commerciale, par exemple) ne pouvaient plus exercer leur fonction. Il était primordial pour nous de garder chaque collaborateur à bord, de veiller à ce que personne ne soit isolé ou coupé de la vie (même ralentie) de l’entreprise. Même à vitesse réduite, dans la tempête, l’équipage est resté uni !

Et plus encore: Nous avons parallèlement mis en place des “random coffee” (c’est-à-dire une invitation hebdomadaire pour un café de 30 min avec un collègue désigné au hasard), proposé gracieusement un abonnement Netflix à chacun et fait livrer des chocolats pour Pâques! Inutile de le dire... mais nous avons aussi très vite organisé des apéro visio.

3. Qu’as-tu trouvé de plus difficile dans la gestion de cette situation?

Au delà de l’humain et de ses légitimes préoccupations quotidiennes, le plus difficile a été de décider avec exactitude les solutions RH à mettre en oeuvre malgré l’incertitude, notamment juridique, et les évolutions fréquentes concernant les aides pour les entreprises et la mise en place de l’activité partielle.

4. Avant la pandémie, SimpliField célébrait une Série A de $11M autour de cocktails à New York. Depuis, de nombreux plans sur l’année 2020 ont-ils dus changer?

Et oui, comme pour nombre d’entreprises, certains plans internes ont changé. Mais les besoins et les priorités de nos clients également ! Notre équipe a su s’adapter pour répondre à leurs nouveaux challenges : par exemple, SimpliField a accompagné en amont les marques et retailers dans la réouverture des magasins dans le respect des règles sanitaires pour assurer la sécurité et la confiance de leurs équipes et de leurs clients.

5. Tu as même dû te charger d’un déménagement des bureaux SimpliField à Paris juste après le confinement. Comment as-tu créé et maintenu un espace sûr pour la reprise de la team SimpliField?

En réalité, le changement de bureau s’est déroulé sans encombre ; je n’étais pas seule sur ce sujet et c’est le travail d’équipe (que je remercie à nouveau au passage) qui a fait le succès du déménagement. La réouverture des bureaux s’est faite début Juillet en France, après consultation des équipes et du CSE, il était acquis que certains souhaitaient revenir y travailler.

Nous avons bien sûr mis en place des mesures de précautions dont un planning de présence pour assurer une une occupation qui garantisse le respect des distances préconisées et des masques et gels hydro alcooliques à disposition.

A New York, nous avons aussi donné libre choix aux membres de l'équipe de rester à New York ou de travailler à distance pour rester auprès de leurs familles.

6. Quels sont les 3 meilleurs outils pour rester connectés pendant la pandémie?

1. Slack pour le chat asynchrone.
2. Zoom pour les visio.
3. OfficeVibe pour prendre le pour des équipes.

+ Bonus: Notion pour le partage de documentation écrite!

7. Beaucoup disent aujourd’hui que les bureaux sont obsolètes. D’accord ou pas d’accord?

Je ne suis pas d’accord avec cette position manichéenne. D’une part, nous n’avons pas suffisamment de recul pour connaître les impacts positifs ou négatifs du “bureau” sur le moyen et long termes. D’autre part, actuellement le “bureau” est important pour certains et peut être obsolète pour d’autres.

Ma mission est de mettre en musique les réponses aux besoins des collaborateurs, d’apporter la flexibilité attendue pour qu’individuellement et collectivement chacun soit focus et atteigne ses objectifs. Ce qui est important c’est de communiquer clairement la direction pour que chacun ait de la visibilité pour s’organiser.

Concrètement? Sur la base des retours des questionnaires, nous mettons actuellement en place pour certaines équipes du « full remote », et pour d’autres une présence au bureau sur la base du volontariat, notamment pour des rendez-vous clients ou d’équipes. A l’échelle de l’entreprise, nous organisons un déjeuner d’équipe par mois, un team building par bureau par trimestre et deux séminaires d’entreprise globaux (quand cela est possible) pour maintenir la cohésion et la dynamique d’équipe.

8. Si on se projette un peu en avant: comment est-ce que SimpliField voit le futur du travail?

En tant qu’interlocuteur RH, en synthèse, je dirais: flexible, agile, possiblement asynchrone mais toujours collaboratif !

9. Qu’est-ce qui a le plus impacté ou changé ton travail en tant que Directrice des Ressources Humaines?

D'une part, les missions ont évolué : au delà d’attirer, développer et fidéliser les talents, la priorité est devenue de rassurer les salariés, de prévenir le risque, d’orchestrer de nouveaux modes d’organisation et d’assurer un bon niveau de communication.

D’autre part, le positionnement de ma fonction s’est recentré : à la fois clé de voûte et cheville ouvrière dans la gestion de crise en collaboration et en support, avec l’ensemble l’entreprise.

10. Toi qui embauches de nouveaux talents, les critères et process de recrutement ont-ils changés depuis la Covid?

Disons que les process de recrutement existants et très cadrés ont peu évolué. Ce qui a changé c’est le distanciel : nous avons recruté 4 personnes avec un recrutement 100% en ligne et ça c’est une première !

11. Dans le milieu si rapide des startups, comment gères-tu les nouvelles recrues et le partage de nouvelles connaissances? Y a-t-il des pratiques de formation déjà en place?

Nous avons apporté encore plus de cadre au process de onboarding et avons développé la culture de l’écrit. Pour cela, nous avons mis en ligne une sorte de “Wikipedia de l’entreprise” sur l’outil en ligne Notion. Le “onboarding” s’y trouve également et renvoie à une documentation rédigée par chaque équipe. On y trouve ainsi, pêle-mêle, notre culture, nos valeurs et nos practices qui permettent à chaque nouveau collaborateur d’être à l’aise dans son poste et ses missions au bout d’un mois.

12. Si tu avais une baguette magique édition spéciale DRH aujourd’hui, tu ferais quel voeux?

Si j’avais une super baguette magique DRH, je ferais le vœux que, dans le monde, chaque personne en âge de travailler exerce un emploi dans lequel elle trouve le moyen de vivre décemment, et d’en obtenir satisfaction et reconnaissance !

Points Clés

• Bien mettre en place des pratiques de télétravail prend du temps, mais en communiquant avec vos équipes de manière transparente et régulière, en investissant dans des outils adaptés, et en mettant en oeuvre progressivement des changements, vous pouvez être sûr que le succès en suivra.
• Connaître et comprendre les besoins de vos employés est LE facteur le plus important à prendre en compte lorsque vous planifier un tel changement.
• Ne pas avoir de bureau n'est pas grave si vous expliquer votre choix et que vous vous mettez d'accord avec vos équipes. Ce qui n'est pas acceptable, c'est de ne pas maintenir des liens sociaux au travail. La collaboration et la motivation sont clés pour avoir une équipe solide, donc n'oubliez pas de mettre en place de nouvelles façons de s'amuser!